Información legal

Condiciones del servicio

Última actualización: 12 de octubre de 2026 · versión condiciones-2026-10-12

Partes y objeto

Estas condiciones regulan la contratación y el uso de FlotaDoc entre:

PRECISEFUTURE, SL (en adelante, PreciseFuture), con NIF B16480402 y domicilio en Rúa Alcalde Jesús Fuciños Buján n.º 8, piso 1.º C, 15800 Melide (A Coruña), que presta el servicio. Contacto: contacto@precisefuture.com y +34 654 761 255.
El cliente: la empresa o el profesional autónomo que contrata FlotaDoc.

FlotaDoc es un servicio en la nube para registrar el uso de los vehículos de empresa: los viajes (conductor, recorrido, motivo y kilómetros), los gastos (combustible, recarga y, según los complementos contratados, otros gastos del vehículo), el cierre mensual por vehículo y conductor y los informes para la asesoría. Se usa desde app.flotadoc.com y desde las aplicaciones para iOS y Android.

FlotaDoc se ofrece solo a empresas y a profesionales autónomos, para su actividad empresarial o profesional. No se ofrece a consumidores. Quien solicita el acceso o acepta estas condiciones en nombre del cliente declara que lo contrata para esa actividad, que actúa en su nombre y que tiene capacidad para obligarlo.

Lo que FlotaDoc no garantiza

FlotaDoc organiza información sobre el uso de los vehículos. No sustituye el asesoramiento fiscal ni garantiza la aceptación de deducciones o el resultado de una comprobación tributaria.

FlotaDoc ayuda a documentar la afectación del vehículo a la actividad, pero la deducción de gastos y la forma de justificarla dependen de la normativa y de cada caso. Las decisiones fiscales del cliente son suyas y de su asesoría, y la exactitud de lo registrado depende de quien lo registra.

Cómo se contrata

Solicitud de acceso: el cliente pide el acceso en flotadoc.com, con el formulario «Solicita acceso», y reserva una llamada con el equipo comercial de FlotaDoc, por teléfono o por videollamada. La solicitud y la llamada no obligan a contratar a ninguna de las partes, y PreciseFuture puede no aceptar una solicitud; por ejemplo, si no es de una empresa o de un profesional autónomo.
Alta de la cuenta: después de la llamada, el equipo de PreciseFuture crea la cuenta del cliente e invita por correo electrónico a la persona titular que indique el cliente. Al aceptar la invitación, esa persona fija su contraseña y acepta estas condiciones en nombre del cliente, y la aplicación guarda la versión aceptada y la fecha. Desde ese momento administra la cuenta.
Puesta en marcha: el cliente puede contratar además, con un pago único, que el equipo de PreciseFuture le deje la cuenta configurada.

Cómo empieza la cuenta

Al crear la cuenta, PreciseFuture y el cliente acuerdan en la llamada una de estas formas de empezar, que se indica en el correo de bienvenida:

Prueba gratuita: durante el número de días acordado, sin pagar nada. La cuenta tiene los límites de vehículos y usuarios del plan base y no incluye complementos de pago. Si al acabar la prueba el cliente no contrata, la cuenta pasa a solo lectura: se pueden consultar y exportar los datos, pero no registrar nada nuevo. El cliente puede contratar en cualquier momento.
Pago directo: la cuenta queda pendiente del primer pago. Se puede entrar y consultarla, pero no registrar nada hasta que quien la administra paga en la versión web de la aplicación. Si en 60 días no hay pago, la cuenta se cierra y se borra.
Cortesía: la cuenta funciona sin coste mientras PreciseFuture la mantenga en esta modalidad. Si decide terminarla, avisará al cliente con al menos 30 días de antelación, y el cliente podrá contratar un plan o darse de baja.
Contrato: PreciseFuture y el cliente firman un contrato aparte con la fecha de fin, el precio y la forma de pago. El cobro y la factura se hacen fuera de FlotaDoc, según ese contrato, y la cuenta funciona con normalidad hasta la fecha de fin. Al vencer, pasa a solo lectura hasta que se renueve; si el cliente no lo renueva, PreciseFuture cierra la cuenta y se aplica lo previsto en «Baja, exportación y conservación de los datos». En lo que no prevea el contrato se aplican estas condiciones; si los dos dicen cosas distintas, manda el contrato.

Cuenta, usuarios y roles

Dentro de la cuenta hay estos roles:

Administración: gestiona la flota, los usuarios, los ajustes de la empresa y, en la versión web, el plan y la facturación. También puede registrar sus propios viajes y gastos. Puede haber varias personas con este rol; siempre tiene que quedar al menos una.
Conducción: registra sus viajes y gastos y solo ve sus propios registros y los vehículos que puede usar.
Asesoría: la asesoría del cliente, a la que el cliente da acceso para descargar el registro mensual. Solo consulta y descarga.

El cliente decide a quién da acceso y con qué rol, y responde del uso que hacen de la cuenta las personas a las que se lo da. Cada usuario es personal: las credenciales no se comparten y el cliente debe avisar a PreciseFuture si sospecha que alguien las conoce.

Planes, complementos y límites

El servicio se contrata con un plan base de pago mensual o anual que incluye un número de vehículos y de usuarios.
El cliente puede añadir vehículos adicionales, cada uno con un usuario más, hasta el máximo que admite la contratación en línea. Por encima de ese máximo, o si necesita más usuarios, puede pedir una ampliación al equipo de PreciseFuture.
Los complementos (por ejemplo, peajes y aparcamiento; mantenimiento e ITV; seguro, impuestos y renting) amplían los gastos que se pueden registrar. Los activa quien administra la cuenta desde la versión web de la aplicación o el equipo de PreciseFuture.

Los precios vigentes, lo que incluye cada plan y sus límites se publican en flotadoc.com y se muestran en la versión web de la aplicación y en la pasarela de pago antes de contratar. Los precios se indican sin IVA, que se añade en la factura.

Pago y facturación

Dónde se paga: la contratación, los pagos, los complementos y la cancelación se hacen solo en la versión web de la aplicación (app.flotadoc.com), en «Plan y facturación». Las aplicaciones del móvil no permiten pagar ni contratar.
Cobro: el pago se hace con Stripe, con renovación automática al final de cada periodo (mes o año) mientras el cliente no cancele. Los vehículos adicionales y los complementos se cobran de forma proporcional al tiempo que quede del periodo en que se añaden.
Facturas: tras cada cobro, PreciseFuture emite la factura con Holded, cumpliendo el sistema Veri*factu, con los datos fiscales que el cliente tenga en su cuenta. El cliente puede descargarla en la versión web de la aplicación. Es responsabilidad del cliente mantener sus datos fiscales correctos. Las cuentas con contrato se facturan como diga su contrato.
Impago: si un cobro falla, PreciseFuture avisa al cliente por correo electrónico y Stripe lo reintenta. Si no se consigue cobrar, la cuenta pasa a solo lectura hasta que el cliente pague lo pendiente.
Cambios de precio: PreciseFuture avisará por correo electrónico de cualquier cambio de precio con al menos 30 días de antelación. El nuevo precio se aplica a partir de la siguiente renovación; si el cliente no está de acuerdo, puede cancelar antes.
Los importes de periodos ya pagados no se devuelven, salvo error en el cobro o cuando lo exija la ley.

Uso del servicio

El cliente se compromete a:

Registrar datos veraces y a usar FlotaDoc de acuerdo con la ley, estas condiciones y la buena fe.
Tener una base jurídica para los datos personales que registra e informar a las personas afectadas: su personal y, si usa la firma del cliente visitado, las personas que firman.
Antes de activar el seguimiento GPS, informar de forma expresa, clara e inequívoca a las personas que conducen y, si la hay, a su representación (artículo 90 de la LOPDGDD); valorar con su asesoría la evaluación de impacto y, cuando se usen vehículos o móviles personales, contar con su acuerdo. El GPS viene desactivado; al activarlo, el cliente confirma en la aplicación que ha informado a las personas que conducen, y cada una tiene que aceptarlo en la aplicación antes de que se grabe nada.
No intentar acceder a datos de otros clientes ni a partes del sistema que no le corresponden, no probar su seguridad sin autorización escrita, no sobrecargarlo ni automatizar su uso de forma abusiva, y no copiar, descompilar ni revender el servicio.

PreciseFuture puede suspender la cuenta (dejarla en solo lectura) si el cliente incumple gravemente estas condiciones, si hay un uso fraudulento o un riesgo para la seguridad, o mientras se aclara un cobro devuelto. Salvo urgencia, avisará antes al cliente y le dará la oportunidad de corregirlo.

Registros inalterables

Es un ajuste de cada cuenta, incluido en el plan, que refuerza la prueba de que los registros no se han cambiado sin dejar rastro.

Activación: lo activa quien administra la cuenta o, a petición del cliente, el equipo de PreciseFuture. Es definitivo: desde la aplicación no se puede desactivar. Solo el equipo de PreciseFuture puede desactivarlo, de forma excepcional y dejando registrado el motivo. Se aplica a los viajes, gastos, tickets, firmas, recorridos GPS y cierres desde el momento de la activación; lo registrado antes no se modifica.
Versiones: con el ajuste activado, lo registrado nunca se sobrescribe. Corregir un registro crea una versión nueva, con su motivo, su autor y la hora, y borrarlo pasa a ser anularlo con un motivo. El historial de versiones se puede consultar en la aplicación.
Huella encadenada: cada versión, y cada ticket, firma y recorrido, lleva una huella que se encadena con la anterior. Quienes administran la cuenta, la asesoría y el equipo de PreciseFuture pueden verificar en la aplicación que la cadena está íntegra. Los informes mensuales y el libro de viajes llevan la huella del periodo y la fecha desde la que la cuenta tiene registros inalterables.
Archivo inalterable: al cerrar cada mes, los tickets, las firmas y el resumen sellado del periodo se guardan en un archivo que no se puede modificar ni borrar hasta que termina su plazo de conservación, ni siquiera a petición del cliente o de PreciseFuture.

Los registros inalterables hacen que una alteración se pueda detectar, pero no cambian lo dicho en «Lo que FlotaDoc no garantiza».

Baja, exportación y conservación de los datos

Cancelación: quien administra la cuenta puede cancelar la suscripción cuando quiera desde la versión web de la aplicación («Plan y facturación»). La baja se hace efectiva al final del periodo ya pagado; hasta entonces el servicio sigue funcionando con normalidad.
Exportación: después, el cliente tiene 90 días para consultar y exportar sus datos (hojas de cálculo, tickets, informes y libro de viajes). Pasado ese plazo pierde el acceso.
Conservación y purga: para que el cliente pueda justificar su actividad ante Hacienda, PreciseFuture conserva los datos bloqueados durante cuatro años desde el fin de ese plazo y después los borra de forma definitiva. Mientras dura el servicio, los datos de cada ejercicio se borran al acabar su plazo de conservación, como explica la política de privacidad. Si el cliente prefiere que no se conserven, puede pedir por escrito que se borren al terminar los 90 días de exportación; en ese caso, la conservación de esa documentación pasa a ser responsabilidad suya. Lo guardado en el archivo inalterable, si el cliente activó los registros inalterables, no se puede borrar antes de que acabe su plazo de conservación.
Prueba no contratada: si la cuenta no tiene viajes ni gastos registrados, se borra a los 60 días del alta. Si los tiene, se conservan cuatro años desde el fin de la prueba, con los mismos derechos de consulta y exportación, y después se borran.

Cómo pedir el borrado de la cuenta

Cuenta del cliente: quien administra la cuenta puede eliminarla desde la versión web de la aplicación, en «Mi cuenta», con el botón «Eliminar mi cuenta», confirmando con el nombre de la empresa y su contraseña. Las aplicaciones del móvil no permiten cerrar la cuenta del cliente. Funciona igual que una cancelación: si hay una suscripción de pago, se cancela al final del periodo ya pagado; si no la hay (por ejemplo, durante la prueba gratuita), la cuenta pasa al momento a solo lectura. Después se aplican la exportación y la conservación previstas en este apartado. Si el cliente tiene un contrato, lo pactado sobre su duración y su pago se rige por ese contrato.
Usuarios de conducción y de asesoría: cada uno puede pedir la baja de su propio usuario desde la aplicación, en la web o en el móvil, en «Mi cuenta», con el botón «Eliminar mi cuenta», confirmando con su contraseña. Pierde el acceso al momento, y quienes administran la cuenta reciben un aviso y pueden deshacer la baja durante 30 días. Pasado ese plazo, PreciseFuture anonimiza el usuario de forma irreversible: borra su nombre, su correo electrónico, su contraseña y su verificación en dos pasos. Los viajes, gastos, tickets y firmas que registró siguen en la cuenta del cliente, a nombre de «Persona dada de baja», durante su plazo de conservación.
Personas que administran la cuenta: no pueden darse de baja de esta forma. Pueden pedir a otra persona con ese rol que las desactive, o eliminar la cuenta del cliente.
Por correo electrónico: también se puede pedir a contacto@precisefuture.com, desde la dirección de la cuenta e indicando la empresa. Para comprobar la petición, PreciseFuture responderá a esa dirección y pedirá que se confirme. Si quien escribe es un usuario de conducción o de asesoría, PreciseFuture trasladará su petición al cliente, que es el responsable de sus datos.

Los pasos, los plazos y lo que se conserva en cada caso se explican también en Borrar tu cuenta.

Disponibilidad y soporte

PreciseFuture pone los medios razonables para que FlotaDoc esté disponible de forma continua, pero no garantiza un servicio sin interrupciones ni errores. Puede haber paradas por mantenimiento, que intentará hacer fuera del horario laboral y avisar con antelación cuando sean previsibles, y por causas ajenas, como fallos de los proveedores o de las redes.

PreciseFuture hace copias de seguridad diarias de la base de datos. El soporte se presta por correo electrónico en contacto@precisefuture.com, en días laborables y sin plazos de respuesta garantizados, salvo que PreciseFuture y el cliente pacten por escrito un acuerdo de nivel de servicio. FlotaDoc puede evolucionar: PreciseFuture puede mejorar, cambiar o retirar funciones, sin reducir de forma sustancial lo que incluye el plan contratado durante el periodo ya pagado.

Responsabilidad

PreciseFuture responde de prestar el servicio con la diligencia debida. No responde de los datos que registra el cliente ni de su exactitud, de las decisiones fiscales, laborales o de otro tipo que tome a partir de ellos, ni de los daños indirectos, como el lucro cesante, la pérdida de negocio o las sanciones de terceros.
La responsabilidad total de PreciseFuture frente al cliente por cualquier causa relacionada con el servicio se limita al importe que el cliente haya pagado por FlotaDoc en los 12 meses anteriores al hecho que la origine.
Estas limitaciones no se aplican en caso de dolo o culpa grave, ni cuando la ley no permita limitar la responsabilidad.

Propiedad intelectual y datos del cliente

FlotaDoc, su software, su diseño y su marca son de PreciseFuture. Mientras dure el contrato, el cliente y sus usuarios tienen derecho a usarlo de acuerdo con estas condiciones.

Los datos que el cliente registra en FlotaDoc son suyos. PreciseFuture solo los usa para prestarle el servicio, y puede usar estadísticas agregadas y anónimas del uso del servicio para mejorarlo.

Las dos partes guardarán confidencialidad sobre la información de la otra a la que tengan acceso por el contrato, también después de que termine.

Encargo del tratamiento de datos personales

Esta cláusula es el contrato de encargo del tratamiento del artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). El cliente es el responsable del tratamiento de los datos personales que registra en FlotaDoc y PreciseFuture es el encargado del tratamiento. Para los datos que PreciseFuture trata como responsable (los de la solicitud de acceso, la cuenta, el contrato y la facturación), se aplica la política de privacidad.

Objeto, duración y datos

Objeto y finalidad: prestar el servicio FlotaDoc: registrar, almacenar, consultar, calcular y exportar los viajes, gastos, cierres e informes del cliente, leer automáticamente los tickets y, si el cliente lo activa, grabar el recorrido de los viajes y guardar las versiones, las huellas y el archivo de los registros inalterables.
Duración: la del contrato, más el plazo de exportación y de conservación previsto en estas condiciones.
Personas afectadas: el personal del cliente y otras personas a las que da acceso (personas que conducen, que administran la cuenta y de su asesoría) y las personas que firman como cliente visitado.
Datos: de identificación y contacto de los usuarios (nombre, correo electrónico y rol); de los viajes (fechas, horas, origen, destino, kilómetros, motivo e importe); de los gastos y sus tickets, que pueden contener datos de terceros; firmas; de localización (puntos del recorrido durante los viajes iniciados por la persona, si el GPS está activado, y la aceptación del texto informativo con su fecha y versión); las versiones y su motivo, si el cliente activa los registros inalterables; y registros de actividad. FlotaDoc no está pensado para datos de categorías especiales, y el cliente no debe registrarlos.

Obligaciones de PreciseFuture

PreciseFuture se compromete a:

Instrucciones: tratar los datos solo siguiendo las instrucciones documentadas del cliente, que son estas condiciones y lo que el cliente configura en la aplicación, y no usarlos para fines propios. Si una instrucción le parece contraria a la normativa, avisará al cliente.
Confidencialidad: que las personas autorizadas a tratar los datos se hayan comprometido a respetar su confidencialidad. Su equipo solo accede a los datos del cliente cuando hace falta para prestar el servicio o darle soporte; cuando entra en la aplicación como un usuario del cliente para darle soporte, lo hace en modo de solo lectura salvo confirmación expresa, y el acceso queda registrado.
Seguridad: aplicar las medidas del artículo 32 del RGPD adecuadas al riesgo, entre ellas: cifrado de los datos en tránsito y en reposo; aislamiento de los datos de cada cliente en la base de datos; control de acceso por usuario y rol comprobado en el servidor; contraseñas guardadas con hash y verificación en dos pasos disponible (obligatoria para el equipo de PreciseFuture); registro de actividad; copias de seguridad; alojamiento en la Unión Europea; registros técnicos sin datos personales innecesarios; y, si el cliente los activa, registros inalterables.
Subencargados: el cliente autoriza de forma general a PreciseFuture a recurrir a otros encargados. Hoy trata los datos del cliente con Amazon Web Services EMEA SARL (AWS), que aloja el servicio en la región de Irlanda de la Unión Europea, envía los correos electrónicos (Amazon SES), ofrece los mapas, rutas y direcciones (Amazon Location Service) y lee los tickets en regiones de AWS de la Unión Europea (Amazon Bedrock). PreciseFuture impone a cada subencargado las mismas obligaciones de protección de datos que asume en esta cláusula, y avisará al cliente con al menos 30 días de antelación de cualquier subencargado nuevo o sustituto; si el cliente se opone por motivos razonables y no se encuentra una solución, puede cancelar el contrato.
Transferencias internacionales: no transferir los datos del cliente fuera del Espacio Económico Europeo salvo con las garantías del capítulo V del RGPD. AWS pertenece a un grupo con sede en Estados Unidos; los posibles accesos desde allí se amparan en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.
Derechos de las personas: ayudar al cliente a atender los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad. La aplicación permite corregir y anular registros y exportarlos, y que cada usuario de conducción o de asesoría pida la baja de su usuario, que PreciseFuture anonimiza a los 30 días si el cliente no la deshace, como se describe en «Cómo pedir el borrado de la cuenta». Si una persona dirige su petición a PreciseFuture, se la trasladará al cliente sin demora.
Violaciones de seguridad: notificar al cliente, sin dilación indebida y en un máximo de 48 horas desde que tenga constancia, cualquier violación de la seguridad que afecte a sus datos, con la información disponible para que pueda notificarla a la autoridad y, si procede, a las personas afectadas.
Asistencia: ayudar al cliente, con la información de que disponga, en la evaluación de impacto y en las consultas previas a la autoridad. Para el seguimiento GPS le facilita la información sobre geolocalización y la descripción técnica del sistema.
Fin del encargo: al terminar el contrato, poner los datos a disposición del cliente para que los exporte durante 90 días; después conservarlos bloqueados durante el plazo previsto en estas condiciones, salvo que el cliente pida su borrado anticipado, y finalmente suprimirlos, incluidas las copias de seguridad cuando caduquen. Lo guardado en el archivo inalterable se suprime cuando acaba su plazo de conservación.
Información y auditorías: poner a disposición del cliente la información necesaria para demostrar que cumple esta cláusula y permitir auditorías razonables, con preaviso de al menos 30 días, a cargo del cliente y sin poner en riesgo la seguridad ni los datos de otros clientes.
Registro: llevar el registro de actividades de tratamiento que efectúa por cuenta de sus clientes (artículo 30.2 del RGPD).

Obligaciones del cliente

El cliente se compromete a tener una base jurídica para los datos que registra, a informar a las personas afectadas y atender sus derechos, a cumplir los requisitos previos al seguimiento GPS descritos en «Uso del servicio», a no registrar datos innecesarios y a supervisar el tratamiento.

Cambios en estas condiciones

PreciseFuture puede actualizar estas condiciones cuando cambie el servicio o la normativa. Si el cambio es importante, avisará a quienes administran la cuenta por correo electrónico al menos 30 días antes de que se aplique; si el cliente no está de acuerdo, puede cancelar antes de esa fecha. La versión vigente y la fecha de la última actualización aparecen al principio de esta página.

Comunicaciones

Las comunicaciones de PreciseFuture al cliente se envían por correo electrónico a las personas que administran la cuenta. El cliente puede escribir a PreciseFuture a contacto@precisefuture.com.

Ley aplicable y jurisdicción

Estas condiciones se rigen por la ley española. Cualquier conflicto relacionado con ellas o con el servicio será competencia de los juzgados y tribunales españoles.